hvad koster et manuelt led om året?

samtalen om ai i handel og produktion handler næsten udelukkende om salget. flere konverteringer, bedre anbefalinger, større kurv.

det er en rigtig samtale. den er bare ikke dér, de første penge ligger.

de fleste kan svare på, hvad et system koster. færre kan svare på, hvad det koster at lade være. ikke fordi ingen har tænkt over det, men fordi omkostningen aldrig står nogen steder. den ligger fordelt ud på tolv måneder, fire afdelinger og en række mennesker, der hver især bruger tyve minutter på noget, de regner med er en del af arbejdet.

de fire led, vi oftest finder

1. kpi-opfølgning. tal hentes fra budgettet ét sted og fra regnskabet et andet. de sættes sammen i et regneark, og sammenligningen laves i hånden. hver måned, af den samme person.
2. overleveringen mellem marketing og salg. et lead skifter hænder, og oplysningerne skrives ind igen et andet sted. nogle gange kun halvdelen af dem.
3. opfølgning på produktion og leverancer. status findes hos den, der ringede sidst. skal kunden have et svar, skal nogen spørge nogen.
4. fakturering. arbejdet er udført, men det skal findes frem, beskrives og godkendes, før det kan sendes.

de fire har noget til fælles, og det er den vigtigste pointe her: de ligger alle sammen i sømmen mellem to funktioner. budget og regnskab. marketing og salg. produktion og kunde. leverance og økonomi.

derfor bliver de liggende

et led, der tilhører to afdelinger, ejes af ingen. der er ingen, hvis budget bliver bedre af at fjerne det.

og der ringer ingen og tilbyder at fjerne din manuelle ordremodtagelse. der ringer til gengæld mange og tilbyder vækst.

regnestykket

den anden halvdel er sværere at blive begejstret for og markant lettere at regne på, fordi tallene allerede ligger i din egen drift.

antal gange om året × minutter per gang × timepris.

tre tal, som nogen i huset kender i forvejen. det første står i systemet, det andet kan den, der laver arbejdet, svare på med det samme, og det tredje står i lønbudgettet.

et eksempel

en virksomhed sender 4.000 fakturaer om året. før hver faktura kan sendes, skal nogen finde arbejdet frem, beskrive det og have det godkendt.

400 timer er ti arbejdsuger. det er ikke en besparelse, man diskuterer på et ledermøde. det er en stilling.

tre ting, tallet ikke viser

fejlene. et manuelt led har en fejlrate. en faktura, der er forkert, koster mere at rette end at undgå, og den koster også noget hos kunden.

forsinkelsen. fakturaen, der sendes tre uger senere end den kunne, er tre ugers likviditet. det tal står ikke i regnestykket ovenfor, men det står i din kassekredit.

personafhængigheden. det led, der kun ligger hos én person, er ikke kun en omkostning. det er en risiko, og den bliver synlig den dag, personen er syg eller siger op.

den dyreste fejl er at automatisere det

et manuelt led er næsten altid et levn. et system blev skiftet for fem år siden, og nogen begyndte at taste det ene sted og kopiere det andet.

sætter du en robot på det led, har du gjort et unødvendigt arbejde hurtigere. du har også gjort det permanent, for nu er der bygget noget ovenpå.

rækkefølgen er kortlæg, fjern, forenkl, og automatisér til sidst. den rækkefølge er ikke teknisk, den er kommerciel, og den springes over, hver gang værktøjet vælges, før forretningen er forstået.

hvornår det ikke kan betale sig

når processen ikke ser ens ud hver gang. og når arbejdet slet ikke skulle udføres.

det sidste er værd at tjekke først. den billigste automatisering er den proces, der bliver afskaffet, og et overraskende antal rapporter, godkendelser og registreringer findes udelukkende, fordi de altid har været der.